Com o lançamento desta nova funcionalidade, demos o último passo para o fim das pastas de arquivo em papel na Contabilidade!

Em março de 2020, ainda longe de sequer se antecipar o forte impacto e efeitos duradouros da pandemia COVID-19 nas empresas e nos negócios, e, neste contexto, os riscos associados à partilha de documentos em papel entre as empresas e os seus contabilistas certificados, o TOConline lançou a inovadora funcionalidade de Arquivo Digital.

A partir desse momento, e com suporte legal no artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, o TOConline passou a permitir que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes em formato papel pudessem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, com o valor probatório dos documentos originais, tornando o processo inteligente com recurso ao seu robot de arquivo.

Sempre que uma fatura ou outro qualquer documento fiscalmente relevante é enviado para o TOConline (através de um simples email, ou por upload dos documentos para a plataforma), o robot de arquivo lê e interpreta os ficheiros e faz a associação automática da imagem do documento original ao registo do documento no TOConline (manualmente ou a partir das informações obtidas no Portal e-Fatura) e ao seu respetivo lançamento na contabilidade. Esta é já uma realidade, desde março de 2020!

Para mais detalhes sobre o arquivo digital em vendas e compras, sugerimos a leitura do nosso artigo Arquivo Digital TOConline.

Com esta nova funcionalidade – o arquivo digital na contabilidade, passa agora a ser permitido o arquivo e associação de documentos fiscalmente relevantes aos lançamentos contabilísticos. Para tal, foi posicionado um novo submenu Arquivo Contabilidade, na hierarquia do menu Contabilização.

Para além de poderem ser visualizadas (e mesmo anexadas novas) digitalizações de documentos de compra e despesa, podem igualmente ser anexadas guias de pagamento de impostos, folhas de férias e/ou outros documentos associados ao processamento salarial, comprovativos de pagamento a fornecedores, de salários e impostos, documentos de suporte fiscalmente relevantes associados a depreciações e demais operações sobre os ativos, a lançamentos de acréscimos e diferimentos, entre tantos outros.

Foi, igualmente, introduzida a funcionalidade de contador de anexos, que na linha de cada documento registado em Vendas, Compras e/ou na página do Arquivo Contabilidade, permite, de forma direta e intuitiva, identificar o número de anexos associados ao documento e aplicar o filtro dos anexos de acordo com a sua relevância fiscal.

Por último, foram igualmente promovidas alterações ao já existente Mapa de Documentos Pendentes do e-Fatura, que passou a permitir:

• Filtrar os três estados possíveis do documento em relação ao Portal e-Fatura – associado, não considerar na atividade e importado;
• Visualizar o número de anexos associados a cada documento registado;
• Filtrar os anexos existentes, de acordo com a sua relevância fiscal.

De ressalvar que o Arquivo Digital está disponível para ativação, pelo Contabilista Certificado, na sua área reservada no website da Ordem dos Contabilistas Certificados, na opção de menu principal TOConline. 

O desafio está lançado: o fim do papel na Contabilidade e a consulta das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes à distância de um clique!

Para qualquer dúvida, questão ou esclarecimento adicional, não hesite em contactar as linhas de apoio disponíveis: diretamente na aplicação, a partir do botão Ajuda, pelos números de telefone 217 999 700 ou 227 660 200, ou pelo email suporte@toconline.pt.

TOConline, uma equipa sempre ao seu lado!