O Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, alterado pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, veio estabelecer a obrigação de comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, dos elementos das faturas emitidas por pessoas, singulares ou coletivas, que possuam sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e aqui pratiquem operações sujeitas a Imposto sobre o Valor Acrescentado, ainda que dele isento.
A forma de comunicação dos elementos das faturas encontra-se prevista no artigo 3.º do referido diploma, que estipula que os sujeitos passivos de IVA são obrigados a comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT), até ao dia 25 do mês seguinte ao da respetiva emissão, por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, por uma das seguintes vias:

_ Por transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de Faturação Eletrónica, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT;
_ Por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), contendo os elementos das faturas;
_ Por inserção direta no Portal das Finanças;
_ Por outra via eletrónica, através da submissão do modelo oficial de declaração para comunicação dos elementos das Faturas, nos termos da Portaria n.º 426-A/2012, de 28 de dezembro.

O TOConline permite a comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, dos elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, por uma das seguintes vias:

_ Por transmissão eletrónica de dados em tempo real, a partir do TOConline, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT;  

_ Por transmissão eletrónica de dados, mediante exportação do ficheiro SAF-T (PT), contendo os elementos das faturas, e posterior submissão no Portal e-Fatura.

Caso opte pela comunicação de faturas por transmissão eletrónica de dados via webservice, os dados são enviados diretamente do servidor do TOConline para os servidores da AT, simplificando o processo de comunicação. 

Deverá começar por aceder à ficha de Dados da Empresa e, no separador Comunicação, colocar o visto na check-box Comunicação de Faturas via Webservice.

Para aceder à comunicação de faturas por webservice, deve seguir a opção de menu Empresa > Importação e Exportação e clicar em Comunicar faturação à AT.

É encaminhado para a página de Documentos a comunicar à AT, onde é apresentada a lista de documentos emitidos no mês anterior e que devem ser comunicados. Pode utilizar os filtros de Ano, Mês e Estado, para obter as listagens de documentos pretendidos e a consultar o estado de envio. 

Para iniciar a comunicação, basta clicar no botão Enviar Documentos à AT e introduzir o NIF e a senha de acesso da entidade ao Portal das Finanças, ou, caso tenha sido criado um subutilizador no Portal das Finanças, a identificação do sub- utilizador (que assume o formato <nif>/<subutilizador>) e a respectiva senha.

O procedimento de comunicação dos documentos à Autoridade Tributária é iniciado, sendo devolvido o resultado da comunicação na coluna Código AT.

Para consultar os detalhes da comunicação, basta clicar na seta de expansão à esquerda do número do documento e clicar em + detalhes. São detalhadas as informações das datas e horas do envio do pedido de envio e da resposta da AT, bem como o estado do pedido e a resposta da AT.

Para consultar os documentos comunicados, deverá aceder ao Portal e-Factura, identificar-se como comerciante, inserindo o nº contribuinte e a senha utilizada no Portal das Finanças, e clicar na opção do menu Faturas > Comerciante > Consultar Faturas, definindo o período que pretende consultar.

Este meio de comunicação – transmissão eletrónica de dados em tempo real, a partir do TOConline, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT – é, indubitavelmente, o mais prático e intuitivo, apresentando um leque de vantagens assinaláveis:

_ Comunicação direta entre os servidores do TOConline e da Autoridade Tributária, sem necessidade de acesso ao Portal e-Fatura;

_ Comunicação documento a documento, com alerta ao utilizador na eventualidade de erros na submissão;

_ Detalhes da comunicação de cada documento, incluindo resposta da Autoridade Tributária;

_ Alertas para a existência de documentos por comunicar para o mês corrente;

_ Processo automático e autónomo, após instruções do utilizador;

_ Disponibilidade de consulta imediata dos documentos no site e-fatura, após a sua comunicação com sucesso;

_ Transparência fiscal para com o cliente e a AT.

Não obstante, e caso a sua opção recaia pela comunicação de faturas mediante remessa do ficheiro SAF-T (PT), bastará extrair o ficheiro SAF-T (PT) do TOConline, seguindo a opção de menu Empresa > Importação e Exportação > Exportar ficheiro SAF-T(PT).

Aberta a caixa de seleção, pode definir o período de exportação e comentários adicionais, que ficam registados no cabeçalho do ficheiro exportado. Ao carregar no botão Exportar, será gerado o ficheiro SAF-T (PT) e descarregado para a pasta de transferências do seu navegador. 

Para submeter o ficheiro, deverá aceder ao Portal e-Fatura, clicar em Comerciante e, após a autenticação, selecionar a opção de menu Faturas e clicar em Enviar ficheiro.

Aberta a caixa de submissão do ficheiro SAF-T (PT), bastará selecionar o ficheiro, por clique em Abrir, e de seguida clicar no botão Submeter.

Para consultar os ficheiros comunicados no Portal e-Fatura, bastará seguir a opção de menu Faturas > Comerciante > Consultar Ficheiros, definindo o mês de entrega que pretende consultar.

De notar, por último, que, uma vez utilizado um dos meios de comunicação, este não poderá ser alterado no decurso do ano civil, para a mesma série de faturas ou para séries diferentes, quando façam parte do mesmo programa de faturação. Para séries de faturas diferentes, desde que não emitidas no mesmo programa, o meio de comunicação poderá ser alterado. 

Para mais informações ou esclarecimentos, sugerimos a consulta da página de Perguntas Frequentes do Portal e-Fatura, pelo endereço http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/faturas/m_faturas.html.