Os documentos de transporte deverão ser comunicados antes da hora de início de transporte e podem ser comunicados pelas seguintes vias:

- a comunicação por transmissão eletrónica de dados; 
- a comunicação através de serviço telefónico.

Para efetuar a comunicação da guia, deverá, após aceder ao menu Vendas > Guias  > +  Criar nova guia e proceder ao preenchimento de todos os campos da guia. ,clicar no botão Gravar finalizada e comunicar à AT.
Ser-lhe-à apresentada uma janela para introduzir os dados (de acesso ao portal das finanças) e posterior envio à AT.

A notificação apresentada pelo TOConline,  de documentos em falta para comunicação à AT, alerta o utilizador para a existência de documentos de meses anteriores cuja comunicação à AT está em falta e/ou não foi bem sucedida. O utilizador é notificado sempre que, na ficha de Dados da Empresa, existe a indicação que os documentos de facturação são comunicados por via electrónica e não existe na nossa base de dados registo da comunicação com sucesso.

Se o utilizador comunicou os referidos documentos por outra via, que não a comunicação via webservice, o TOConline não consegue ter acesso a essa informação, motivo pelo qual apresenta o referido alerta. 

Para proceder à desativação da notificação, deverá aceder ao Ícone de Notificações e clicar na notificação de Comunicação de faturação em atraso à AT. Será encaminhado para a listagem de documentos a comunicar à AT onde deverá selecionar com um visto os documentos que pretende marcar como comunicados. De seguida, bastará clicar no atalho de ação Considerar que os documentos foram comunicados por outra via.

Caso a comunicação não seja efetuada via webservice, bastará que na ficha de dados da empresa retire o visto da check-box Comunicação de faturas por transmissão eletrónica de dados.

O meio de comunicação não poderá ser alterado no decurso do ano civil, para a mesma série de faturas ou para séries diferentes, quando façam parte do mesmo programa de faturação.

Contudo, para séries de faturas diferentes, que não sejam emitidas num mesmo programa, o meio poderá ser alterado, como sucederá, por exemplo, nos casos em que um agente económico, que emita faturas em livro impresso por tipografia autorizada, opte, a partir de certo momento, por programa de faturação. Nesse caso, poderá comunicar as primeiras por inserção direta no Portal das Finanças e, a partir do momento em que passa a usar o programa, através do envio do ficheiro SAF-T.

Caso opte pela comunicação via webservice, deverá, na ficha de dados da empresa, colocar o visto na check-box Comunicação de faturas por transmissão eletrónica de dados.

O TOConline apenas permite gerar ficheiro SAF-T(PT) de autofaturação.
Para tal deverá aceder ao menu Empresa > Importação  e Exportação de dados e clicar em Exportar ficheiro SAF-T(PT) de autofaturação. Devendo de seguida carregar o ficheiro no portal e-fatura.

A obrigação da comunicação é sempre do “emitente” (prestador do serviço/transmitente), ou seja, do sujeito passivo em nome do qual é emitida a fatura.

Sim.
Ao criar uma fatura de compra, poderá ser utilizado, o campo Custos (valor em €) (transporte, alfândega, financeiro, outros), à direita na janela.

Sim. O TOConline permite a finalização de documentos, ainda que não existam artigos em stock, apresentando, claro, uma mensagem de alerta.
Para tal, bastará que, na ficha de dados da empresa, coloque um visto na opção Permite a finalização de documentos que possam levar o stock a negativo.

Poderá, na ficha do produto, retirar o visto da check-box Sujeito a controlo de stock ?

Poderá regularizar o stock através de uma definição de stock, definindo num determinado dia, qual a quantidade existente e o respetivo custo médio dos produtos. Ao criar este documento todos os movimentos anteriores não são contabilizados no cálculo do custo médio dos produtos; ou ainda através de um acerto de quantidade, podendo para um determinado dia fazer um acerto de quantidade dos produtos, sem alterar o custo médio dos mesmos. 

Para tal, deverá aceder ao menu Compras > Stocks > Acertos de stock e clicar no botão +Definição de stock  ou +Acerto de quantidade, consoante o pretendido.

Existe ainda a possibilidade de carregar um ficheiro excel. 
Após descarregar o excel para contagem(apresentado nessa página do lado direito), e o preencher, com as informações relativas às quantidades e PCM, deverá guardar, e, de seguida, na seta à direita dos botões referidos (+Acerto de quantidade e +Definição de stock) carregar o ficheiro.

Para o registo de falta, deve aceder ao menu Salários > Processamento > Alterações, introduzir uma alteração do tipo recorrente, calendarizada, no mês ou fixa, e atribuir o código aplicável, por exemplo, D007 Falta por doença não profissional.
Deverá ter em consideração o mês escolhido do lado direito. Após esta operação deverá gravar, sendo assim imputada ao processamento do mês em questão.

Deverá configurar, na ficha do colaborador, o tipo de funcionário, tendo, nas opções, as taxas de desconto aplicáveis identificadas.

O TOConline permite gerar quer a DMR quer a DRI.
Para tal bastará que aceda ao menu Salários > Processamento > Declarações, e no menu deslizante à direita na linha da declaração em questão, pode descarregar os ficheiros para posterior submissão nas aplicações disponibilizadas pelas entidades ou submete-las diretamente do TOConline. 
Se optar pela primeira via, deverá escolher a opção Descarregar ficheiro, se optar pela segunda via, deverá escolher Submeter, devendo de seguida introduzir os dados requeridos (igualmente aos das aplicações).

Importa referir que as declarações serão apresentadas apenas para os meses em que os processamentos estejam finalizados.

O TOConline, ao permitir a exportação dos movimentos contabilísticos para posterior integração no programa de contabilidade, dispõe, no menu de Salários > Configurações > Ligação à contabilidade, da possibilidade do utilizador configurar as contas a movimentar.

Ao aceder ao menu Salários > Relatórios, poderá descarregar a Folha de férias (seguradoras).

O TOConline apresenta como característica a não limitação ao número de utilizadores com acesso à aplicação, não obstante os níveis de acesso diferenciados existentes.

A criação de um novo utilizador é realizada por meio do envio de um convite, pelo Contabilista Certificado e/ou pelo Empresário.

O Contabilista Certificado e/ou o Empresário deverão, aceder ao TOConline e seguir a opção de menu Empresa > submenu Configurações > opção Utilizadores e, de seguida, clicar em Criar Utilizador. Aberta a caixa de diálogo de criação de novo utilizador, deverão preencher todos os campos solicitados, designadamente o Nome Completo e endereço de Correio Electrónico. Deverão, igualmente, definir o nível de acesso do utilizador a cada área modular da aplicação.

Com o envio dos dados de acesso, o utilizador receberá o convite na sua caixa de correio, devendo concluir os passos de registo solicitados.

Sim. A tarefa de desativação de uma licença TOConline deverá ser, exclusivamente, realizada pelo Contabilista Certificado, acedendo á sua área de membro reservada no site da Ordem dos Contabilistas Certificados. 

Acedendo à opção de menu lateral TOConline - Registos, deverá selecionar n opção Consulta das Licenças de Gestão Comercial registadas, clicar no botão Consulta de Licenças Registadas e, na linha da licença desejada, selecionar Desativar Licença.

Para proceder à Transferência de Licenças de Gestão Comercial TOConline entre Contabilistas Certificados, o Contabilista Certificado anterior deverá aceder à sua área reservada de membro, no site da Ordem dos Contabilistas Certificados, clicar na opção de menu lateral Informações do Contabilista e selecionar a opção Início e termo da responsabilidade por contabilidade. Para a entidade pretendida, deverá preencher o campo Data de Fim, com a data de cessação de funções como Contabilista Certificado.

De seguida, o novo Contabilista Certificado deverá aceder à sua área reservada de membro, no site da Ordem dos Contabilistas Certificados, e cumprir com os seguintes passos:

1. Entrega da Declaração de Responsabilidade pela Contabilidade, acedendo à opção de menu lateral Informações do Contabilista e selecionar a opção Início e termo da responsabilidade por contabilidade.;
2. Registar a licença de Gestão Comercial TOConline, acedendo à opção de menu lateral TOConline - Registos, clicando na opção Registo das Licenças Gestão Comercial e Gestão Administrativae seguindo os passos solicitados;
3. Enviar um email para suporte@toconline.pt a solicitar a transferência da licença, indicando o Nome, NIF e Número de membro do novo Contabilista Certificado.

A tarefa de renovação de uma licença de Gestão Comercial TOConline deverá ser, exclusivamente, realizada pelo Contabilista Certificado, acedendo á sua área de membro reservada no site da Ordem dos Contabilistas Certificados. 

Acedendo à opção de menu lateral TOConline - Registos, deverá selecionar a opção Renovação das Licenças de Gestão Comercial e seguir os passos solicitados.