Está disponível a funcionalidade de Cópia de Lançamentos, uma ferramenta que permite copiar registos contabilísticos entre dois exercícios relativos ao mesmo ano fiscal.

A Portaria 31/2019, no número 2 do artigo 2.º, vem estipular que, previamente ao envio da IES/DA, é necessária a submissão e validação do ficheiro SAF-T(PT) relativo à contabilidade, mais acrescentando, no n.º 8 do artigo 3.º, que, na ausência de submissão do ficheiro SAF-T(PT) da contabilidade, ou da sua não validação central, não será possível proceder ao envio da declaração IES.

De acordo com a alínea e) do número 1 do Anexo I à Portaria 302/2016, o ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade deve ser único para o período a que diz respeito, sendo que a transição dos registos contabilísticos entre exercícios ou programas de contabilidade num momento não coincidente com o início do ano fiscal não pode efetuar-se apenas com a migração de saldos.

Desta forma, nos cenários de transição da contabilidade para o TOConline, no decurso do exercício fiscal, esta ferramenta assegura a cópia dos registos contabilísticos do SAF-T(PT) de contabilidade gerado no anterior sistema para o exercício fiscal criado no TOConline.

De igual modo, nos cenários de mudança de Contabilista Certificado no TOConline, no decurso do exercício fiscal, ou mesmo para responder à necessidade de correção do referencial de classificação de contas utilizado pela entidade, esta funcionalidade permite a cópia de lançamentos entre dois exercícios fiscais.

Evita-se, assim, a necessidade de replicação manual dos registos contabilísticos efetuados na anterior aplicação ou exercício, permitindo ao Contabilista copiar os lançamentos entre exercícios, de uma forma assistida e eficiente.

Para a utilização eficiente desta funcionalidade, deverá ter em consideração o seguinte:

1. Garantir que o exercício de origem (a copiar) apenas contém os lançamentos que pretende copiar, e que todos têm diário e número de registo.

2. Entrar no novo exercício, de destino da cópia de lançamentos, aceder à opção de menu Contabilidade > submenu Configuração e clicar no botão Cópia de lançamentos entre exercícios. Seguir os passos indicados no Assistente de Configuração, selecionando o exercício fiscal de origem e descarregando o ficheiro excel com o mapeamento de contas entre os exercícios.

3. Analisar, com detalhe, o mapa de conversão das contas e identificar a melhor correspondência entre as contas no exercício de origem e as contas no exercício de destino; 

4. O ficheiro de mapeamento de contas mostra as contas de origem e as contas de destino, permitindo a validação ou correção da correspondência de contas;

5. Concluído o trabalho, deve proceder à importação do ficheiro de mapeamento de contas, com as respetivas correções.

6. No passo seguinte, deve realizar novamente o processo de validação, sendo que, no caso de ainda persistirem erros, será devolvido um novo ficheiro de mapeamento de contas, com os erros devidamente sinalizados.

São identificados dois tipos de erros: a vermelho, são identificadas as contas sem correspondência, pelo que os lançamentos com movimento destas contas não são copiados; a laranja, os lançamentos são copiados, mas não finalizados, carecendo de validação / correção posterior.

7. No caso de persistirem erros, devidamente sinalizados, deverá proceder à sua correção no ficheiro de mapeamento de contas e voltar a importar.

8. Importado e validado o ficheiro, deverá prosseguir com a cópia dos lançamentos.

De salientar que são igualmente copiados os diários e tipos de documentos necessários para manter a tipificação e numeração do exercício original.